Schon lange nicht mehr Science Fiction: Das intelligente, mitdenkende Büro ist heute vielerorts Realität.
Schuld daran ist der seit Jahrzehnten andauernde Prozess der Digitalisierung, der mittlerweile fast alle Lebens- und Alltagsbereiche auf den Kopf gestellt hat. Vor allem die jüngeren Generationen — Millennials und Digital Natives — legen Wert auf eine fortschrittliche Ausstattung im Büro — viele von ihnen sind zu Hause moderner aufgestellt als an ihrem Arbeitsplatz. Hier geht es schon längst nicht mehr um Tech-Spielereien, sondern um Technik, die den Alltag erleichtert, Prozesse vereinfacht. Im Detail: Technik, die Kreativität fördert, die die Produktivität des Einzelnen und im Team steigert und Nachhaltigkeit in den Fokus rückt.
Intelligentes Arbeiten
Wirklich smart wird ein Office erst dann, wenn die Bestandteile eines Büros fähig sind, miteinander zu kommunizieren. Möglich macht dies das Internet der Dinge (Internet of Things, IoT). Ein voll umfassendes System, das Klima, Geräuschpegel und Licht steuert, ist auch in der Lage, sensorgetriebene Daten zu analysieren und Arbeitsumgebungen in Eigenregie zu verbessern. So bilden verschiedene Anwendungen, die durch Sensorik das gesamte Büro(-gebäude) vernetzen, eine Art digitales Ökosystem. Sämtliche Geräte innerhalb der Räumlichkeiten eines Unternehmens sind über ein Gateway mit dem Internet verbunden und digital steuerbar, bis hin zu umfangreichen Gebäudesicherheitssystemen.
Auf einer Fläche von 40.000 m2 ist das „The Edge“ in Amsterdam ein eindrucksvolles Beispiel aus der Praxis, wie es sich heute ökologisch und intelligent arbeiten lässt. Hocheffiziente LED-Paneele können dort mit denselben Kabeln betrieben werden, über die auch Daten übertragen werden. Eine vollständig verglaste Fassade durchflutet die Räumlichkeiten mit Licht, Grünflächen laden zum ungezwungenen Austausch ein. Mitarbeiter werden bereits bei der Einfahrt in die Tiefgarage via smarter Technik erkannt und navigieren sich per App durch ihren Büroalltag — zu einem freien Sitzplatz, in einen Meeting-Raum oder in eines der Cafés. Die Energieeffizienz des Gebäudes wird weiter optimiert, indem Sensoren die Licht-, Luft- und Temperaturwerte kontinuierlich erfassen und an die Hausverwaltung melden. New Work at its best.
High Performer arbeiten digital
Kernstück des digital gesteuerten Office-Ökosystems sind smarte Sensoren. Sie haben sich in den letzten Jahren zu Wohlfühl-Spezialisten unter den Smart Devices entwickelt und entfalten ihr Potenzial nicht nur im intelligenten Gebäudemanagement, sondern individuell für jeden Mitarbeiter. Indem sogar einzelne Arbeitsplätze damit ausgestattet werden, können Mitarbeiter ihre Umgebungseinstellungen selbst regeln und die Arbeitsatmosphäre an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Wenn jemand zum Beispiel seinen Platz betritt, schaltet sich das Licht an und die Raumtemperatur klettert oder sinkt auf einen voreingestellten Wert.
Ein Arbeitsplatz, der sich automatisch an die Bedürfnisse der Angestellten anpasst, hat heute auch bei der Berufswahl einen hohen Stellenwert. Schon 2016 war laut einer Umfrage von Dell und Intel jeder fünfte Arbeitnehmer bereit, seinen Job zu wechseln, wenn die technologische Ausstattung des Arbeitgebers seinem Anspruch nicht gerecht wurde. Die Umgebungswerte sind wichtige Faktoren in Bezug auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit wiederum im „War for Talents“. Sensorbasierte Technik erhöht also nicht nur die Effizienz im Energieverbrauch, sondern wird immer mehr zur Voraussetzung für High Performer auf dem Arbeitsmarkt. Dass deutsche Arbeitskräfte Gesundheit und Wohlbefinden sogar als das wichtigste Merkmal eines guten Arbeitsplatzes einstufen, zeigt sich auch im sogenannten „Health Trend“: Ernährung, Gesundheit und Fitness werden zur Priorität — auch im Büro.
Die Gesundheit eines Mitarbeiters steht auch im Fokus des „Human Centric Lighting“ (HCL). Dabei sind die Lichtverhältnisse im Büro genau an den Biorhythmus des Menschen angepasst. Indem die Beleuchtung den Tagesrhythmus in seiner Lichtintensität und Farbtemperatur nachahmt, unterstützt sie in Konzentrationsphasen oder beugt Müdigkeit vor. Auch in Bezug auf die Luftqualität können Sensoren das Wohlbefinden der Mitarbeiter positiv beeinflussen. Zum Beispiel ist es möglich, das CO2-Niveau eines Büroraums zu messen, bei schlechten Werten entsprechend anzupassen und zu verbessern. Ein zu hoher Wert führt häufig zu Müdigkeit und erschwert den Arbeitsalltag. Über eine sensorbasierte Messtechnik können Lüftungen und Luftreiniger entsprechend gegensteuern.
„Je besser die digitale Unterstützung der Informationsflüsse, desto eher funktioniert smartes Arbeiten.“
BRIGITTE ILSANKER, EXPERTIN FÜR DIGITAL WORKPLACES UND CEO DER EFFIMAG INFORMATION MANAGEMENT AG
Fläche smart gedacht
Nicht nur Licht und Luft lassen sich mithilfe digitaler Mittel an den Menschen anpassen, sondern auch das gesamte Raumkonzept. Das altbekannte und weithin verhasste Cubicle hat ausgedient, denn das Smart Office beginnt schon bei der Fläche. Tech-Unternehmen wie Autodesk haben mit ihrem „Generative Design“ längst gezeigt, wie sich ein Büro dank digitaler Analyse optimal in Bezug auf Akustik, Kommunikation und Laufwege einrichten lässt. Ganz nach dem Prinzip Activity Based Working (ABW) sollte sich der Arbeitsbereich an den Anforderungen der Mitarbeiter orientieren und nicht andersherum. Dabei werden Arbeitsbereiche vereint und bilden einen Komplex aus geschlossenen und offenen Einheiten, die sich jederzeit leicht verändern lassen. Kreative Arbeit wird durch offene Gemeinschaftsflächen gefördert und geschlossene Flächen bieten Raum für Arbeitsphasen, die Konzentration erfordern. So ergibt sich dank einer digitalen Analyse der Fläche ein Büro mit vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten — ausgerichtet auf eine optimale Arbeitsatmosphäre.
Abstand bitte!
IoT-basierte Technologie hilft auch dabei, sich in die „neue Normalität“ einzufinden, das zeigen zum Beispiel die Tech-Unternehmen Density oder Siemens. Um Transparenz zur Raumnutzung und zur Einhaltung von Richtlinien zu schaffen, analysiert die Software Sensordaten über die Personendichte innerhalb eines Gebäudes oder Raums. Kombiniert man diese Daten anschließend mit Schreibtisch- und Raumbuchungen aus der hauseigenen Arbeitsplatz-App, dann lässt sich die Gebäude-, Raum- oder Schreibtischdichte verwalten. Größere Menschenansammlungen im Büro gehören damit der Vergangenheit an. Einen weiteren Ansatz für ein nachhaltiges Gebäudemanagement bietet die „Predictive Maintenance“ (deutsch: vorausschauende Wartung). Dabei werden anfallende Wartungsarbeiten innerhalb eines Gebäudes über sensorgetriebene Messdaten abgeleitet. Eine solche Technologie ist auch im Hinblick auf die Reinigungsfrequenz von Büroflächen sinnvoll: „Cleaning on Demand“. Wenn das Büro zeitweise nicht besetzt ist, wie es zum Beispiel in den meisten Betrieben während der Corona-Pandemie der Fall war, müssen Flächen und Sitzplätze nicht täglich gereinigt werden. Ein Personenzähler und eine Messung der Nutzung von Gemeinschaftsflächen und Schreibtischen können bei der gezielten Reinigung dieser Flächen helfen.
„Ein Arbeitsplatz in größeren Büroformen sollte immer optimal an die Tätigkeit angepasst sein und gleichermaßen Kollaboration und Konzentration (zum Beispiel durch Zonen, verschiedene Arbeitsbereiche) erlauben.“
Benjamin Johannes Müller, Psychoakustiker am Fraunhofer-Institut für Bauphysik IBP
Scale up: das voll-digitalisierte Bürogebäude
Inzwischen gibt es einige Unternehmen, die sich auf ganzheitliches „Smart Working“ spezialisiert haben. Das beginnt schon beim Betreten des Gebäudes: Dank KIWIs digitalen Lösungen haben Mitarbeiter beispielsweise einen schlüssellosen Zugang zum Bürogebäude und öffnen Aufzüge oder die Tiefgarage automatisch. Andere Tools erkennen Störungen dank der sensorischen Komponenten in Echtzeit und melden diese an den Facility Manager.
Vor allem in großen, voll-digitalisierten Gebäuden ist eine Inhouse-Navigation praktisch und erspart Mitarbeitern die zeitintensive Raumsuche vor einem Meeting. Ein Tracking der Raumbelegung ermöglicht die effiziente Nutzung der Meeting-Räume und erinnert Mitarbeiter an ihre Buchungen. Wer möchte, kann seinen Kollegen den eigenen Standort freigeben, um schneller gefunden zu werden. Arbeitsplätze, Tische und Räume lassen sich online reservieren und Mitarbeiter können sich Bestellungen in dafür vorgesehene Packstationen ins Büro liefern lassen. Alle Geräte folgen einer intelligenten Steuerung, zum Beispiel passen sich Rollläden an die Lichtverhältnisse an und Heizung sowie Klimaanlage erkennen Störungen automatisch. Über ein dynamisches Energiemanagement werden leere Räume nicht beheizt, was wiederum Heizkosten einspart.
Eine Zertifizierung von WiredScore hilft schon bei der Vermarktung von Gewerbeimmobilien: Das Unternehmen analysiert die digitale Infrastruktur eines Gebäudes und
hilft dabei, sie zu verbessern. So lassen sich etwa die Qualität der Internetverbindung oder die Abdeckung durch das Mobilfunknetz zertifizieren, was zum großen Plus bei der Vermietung von Büroflächen wird.
Mehr als nur ein Büro
Smarte Offices sorgen dank umfassender Sensorik für ein Wohlfühlklima hinsichtlich Luftqualität, Lichtverhältnisse und Geräuschpegel. Auch dank des zusätzlichen Digitalisierungsschubes durch die Corona-Pandemie werden sie in tech-orientierten Unternehmen bereits zum Standard. Im Zusammenspiel zwischen Mensch und
Technik ruht hier ein enormes Potenzial: Richtig eingesetzt, bewirken komplexe digitale Lösungen produktivere Mitarbeiter und hohe Energieeinsparungen. Sie unterstützen Unternehmen im „War for Talents“ und schenken selbst in Krisenzeiten Sicherheit. Zeit, das Büro neu zu denken.
