Die klassische Büroeinrichtung: Das sind Stuhl, Tisch, vielleicht ein paar Rollcontainer, ein paar Regale, eine Teeküche – zumindest für die meisten Menschen. Dabei gehört zu einem stimmigen Büroumfeld noch viel mehr: Es gibt Elemente, die kaum jemand im Arbeitsalltag wahrnimmt und doch sind sie essentiell für eine Atmosphäre, in der man sich wohlfühlt.
Akustik
Ruhezonen im Open Space
Das Großraumbüro fördert zwar die Kommunikation und Kollaboration, hat aber einen entscheidenden Nachteil: die Lautstärke. Sie sorgt nicht nur für eine Einschränkung der Produktivität und des Leistungsvermögens, sondern kann sogar gesundheitliche Folgen haben. Letztere lesen sich wie die Nebenwirkungen auf einer Medikamenten-Packungsbeilage: Lärm verursacht Stress — der Körper schüttet entsprechende Hormone aus und erhöht den Blutdruck, was wiederum einen negativen Einfluss auf das Herz-Kreislauf-System hat. Dauerhaft erhöhte Lautstärke sorgt für Nervosität, Müdigkeit, Konzentrationsschwäche und eine verminderte Leistung. Sie erschwert die Kommunikation, fördert die soziale Isolation und kann das Lesevermögen, die Motivation und das Langzeitgedächtnis negativ beeinflussen. Kurzum: Lärm schadet der Gesundheit.
Menschen empfinden eine konstante Lautstärke von etwa 65 Dezibel (dB) bereits als störend. Die deutsche Arbeitsstättenverordnung empfiehlt für Büros sogar eine Lärmgrenze von 55 bis 70 dB. Allerdings sind bei einer Unterhaltung in normaler Lautstärke oft schon 63 dB zu messen. Die Belastung durch Geräusche, Gespräche und umhergehende Kollegen liegt im Regelfall also deutlich über der Empfehlung. Damit das Konzept Open Space überhaupt funktionieren kann, sind durchdachte Akustiklösungen unerlässlich.
Wie gut oder schlecht die Akustik eines Raumes ist, hängt von seiner Größe und Beschaffenheit ab. Ein Zusammenspiel von Deckenpaneelen, Schallschutzwänden, Bodenbelägen und passenden Möbeln hilft schon sehr gut dabei, Störgeräusche zu minimieren. Hier geht es zum einen darum, bestimmte Frequenzen aus dem Raumschall zu absorbieren: Der Mensch empfindet niedrige Frequenzen als angenehmer, weshalb man sich bemüht, mittlere und hohe Frequenzen herauszufiltern. Auf der anderen Seite steht die Schalldämmung, die den unmittelbaren Trittschall mindert.
Die wahrscheinlich beste Möglichkeit, die Lautstärke einzudämmen, ist ein Bodenbelag mit Teppich. Am effektivsten schluckt er den direkten Trittschall: Um bis zu 33 dB mindern etwa die Teppichfliesen von Interface die Geh- und Laufgeräusche der Kollegen und das Stühlerücken im Büro. Mit einem speziellen Akustikrücken nimmt Teppich sogar Schall aus dem Raum auf. Hier schafft er bis zu 0.4 αw — beachtlich, wenn man bedenkt, dass 1 αw die völlige Schallabsorption bedeutet. Selbst den Nachhall beeinflussen Teppichfliesen positiv. Damit liegen sie im Vergleich zu anderen Bodenbelägen akustisch ganz klar vorn. Zwar gibt es auch für PVC-Böden besondere Akustikrücken, diese mindern den Trittschall aber nur halb so gut. Gerade in Großraumbüros ist ein Teppichboden deshalb von Vorteil.
Ein weiterer, wenig beachteter Akustikhelfer lässt sich mit einem Blick nach oben identifizieren: Die Decke bietet mit ihrer großen Fläche eine der besten Voraussetzungen für die Schallabsorption. Dabei haben vollflächige Akustikdecken den größten Effekt. Wer aus thermischen oder ästhetischen Gründen lieber eine offene Deckengestaltung bevorzugt, behilft sich einfach mit hängenden Segeln. Sie dämmen in besonders lautstarken Bereichen die Geräusche. Baffle-Systeme
sind ebenfalls eine Möglichkeit: Sie bestehen aus einer Vielzahl von Lamellen und fangen den Raumschall großflächig ein. Kantenabsorber und die klassischen Rasterdecken vervollständigen das Akustik-Angebot in Sachen Deckengestaltung.
Schon im typischen Cubicle-Büro der 80er-Jahre wusste man um die Bedeutung von Akustikwänden. Die Trennwände der kleinen Kastenbüros waren meist mit Stoff oder Filz bezogen, um den Schall zu schlucken. Während die Cubicles heute (glücklicherweise) verschwunden sind, bleiben uns die Akustiktrennwände in leichter Abwandlung erhalten. Namhafte Hersteller wie USM und Vitra haben das früh erkannt und bieten zusätzlich zu ihren Möbeln die passenden Akustikschirme. Modular aufgebaut lassen sie sich nicht nur um Schreibtische herum aufstellen, sondern schaffen kleine Meeting-Räume im Open Space und zonieren den Raum. Noch effektiver ist es, die Paneele direkt an die Wand zu bringen. Durch Farben und verschiedene Formen werden die Platten gleichzeitig zur Kunstinstallation. Die Marke MuteDesign geht mit ihren Akustiktürmen und Cones sogar noch einen Schritt weiter: Durch ihre schlanke Form nehmen diese nicht viel Platz
ein, dafür aber umso mehr Schall auf.
Sollten die Maßnahmen noch nicht reichen, gibt es von Herstellern wie Framery und MuteDesign eine ganz spezielle Lösung: In den letzten Jahren haben sich Telefon- und Meeting-Boxen etabliert, die vollkommen schalldicht abschließen. Sie bieten kleine, ruhige Inseln inmitten des Großraumbüros und erinnern optisch sogar an die gute alteTelefonzelle. Ein Pluspunkt: Mitarbeiter, die telefonieren müssen, haben darin nicht nur ihre Ruhe, sondern stören auch die Kollegen in der Nähe nicht durch das Telefonat.
Selbst ganz konventionelle Büromöbel dienen mittlerweile dem Ruhebedarf: Immer mehr Oberflächen werden mit Stoffen oder Filz bezogen, was auch eine ästhetische Veränderung in die Büros bringt. Marken wie Thinking Works versehen ihre Workbenches beispielsweise mit Schallschutz-Baldachinen und Akustik-Trennwänden. Filzauflagen auf Schreibtischen, Stoffpolster auf Rollcontainern, hoch abschließende Rückenlehnen bei Sofas: Immer mehr Möbel werden für die Schallabsorption zweckentfremdet. Kreativität zahlt sich in Sachen Akustik aus.
Am Ende entscheidet nicht der Einsatz eines einzigen Akustik-Elements über den Lautstärkepegel, sondern die durchdachte Kombination von Bodenbelag, Wandpaneelen, Schallschutzdecken und Akustikmöbeln. Nur so entsteht eine Atmosphäre, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen und — noch wichtiger — konzentrieren können.
Licht
Der Biorhythmus im Büro
Den größten Teil unseres Arbeitstages halten wir uns im Büro auf — die Sonne spüren wir höchstens in der Mittagspause auf der Haut. Dabei ist Tageslicht einer der wichtigsten Faktoren für den Menschen. Neben der Stimmung und dem Vitamin-D-Wert beeinflusst es auch den Tagesrhythmus. Umso wichtiger ist es, das Licht auch im Büro zu optimieren.
Erst 2003 erkannte man mit der Entdeckung der Ganglienzellen auf der Netzhaut, wie groß der Einfluss des Lichts auf den Menschen wirklich ist. Diese Zellen verbessern nicht etwa das Sehvermögen — tatsächlich haben sie mit dem eigentlichen Sehapparat recht wenig zu tun. Und trotzdem reagieren sie auf Licht, vor allem auf blaues Licht. Sie steuern den Tagesrhythmus, entscheiden, wann wir wach und leistungsfähig sind und wann die Müdigkeit uns einholt. Denn sobald die Ganglienzellen blaues Licht einfangen, hemmen sie die Melatonin-Produktion im Gehirn. Das ist tagsüber durchaus von Vorteil, denn Melatonin macht schläfrig. Wird es dunkel oder schließen wir die Augen, gelangt das Hormon frei in unseren Kreislauf: Wir werden müde.
Bei einem blauen Lichtspektrum von 480 Nanometern sind die Ganglienzellen am empfindlichsten. Wirkt das Licht länger auf den Menschen ein, wird er nicht nur wacher, sondern auch konzentrierter und aufmerksamer. Die Herzfrequenz erhöht sich, ebenso wie die Körperkerntemperatur. Dieser Vorgang lässt sich jedoch nicht nur mit Tageslicht auslösen. Auch künstliches Licht beeinflusst den Menschen. Spätestens mit der Entwicklung der LEDs lässt sich das Farbspektrum von Leuchten so steuern, dass es genau das blaue Spektrum trifft. Sogar die Bildschirme von elektronischen Geräten strahlen blaues Licht ab. Was abends die Melatonin-Produktion hemmt und viele Menschen nicht einschlafen lässt, kann im Büro sehr nützlich sein: Hier greift die Idee des Human Centric Lighting.
Hinter dem Konzept Human Centric Lighting steckt das Ziel, die Lichtstimmung in geschlossenen Räumen genau auf den Menschen auszurichten. Je nachdem, wie die Fläche genutzt wird, setzt man eher stimulierendes Licht im blauen Spektrum oder entspannendes Licht im gelben Spektrum ein. So könnte man sogar den gesamten Tag-Nacht-Rhythmus eines Menschen verschieben: Ein Vorteil, den vor allem Schichtarbeiter erkannt haben.
Im üblichen Rhythmus beginnt der Tag zunächst mit warmweißem Licht. Es hilft den Mitarbeitern, in Ruhe im Büro anzukommen. Etwa eine halbe Stunde später starten sie mit kaltweißem Fokuslicht in die vormittägliche Konzentrationsphase. Erst gegen Mittag bietet sich das warmweiße Licht wieder an, um die Mittagspause einzuläuten. Anschließend überbrückt kaltweißes Licht das Mittagsloch. Gegen Ende des Arbeitstages wird das Spektrum wieder wärmer, um die Mitarbeiter in den Feierabend zu entlassen.
Ein solcher Rhythmus lässt sich allerdings nicht verallgemeinern. Im Zeitalter der flexiblen Arbeitszeit benötigt mancher das Fokuslicht erst um 10 Uhr morgens, während ein anderer zu diesem Zeitpunkt schon zwei Stunden konzentriert arbeitet.
Der Schlüssel zum Human Centric Lighting ist deshalb ein Gleichgewicht zwischen individuellem Bedarf und Automatisierung. Möglich wird das durch eine zusätzliche Einzelbeleuchtung für jeden Arbeitsplatz. So können Mitarbeiter selbst über das passende Lichtspektrum entscheiden, während die allgemeine Bürobeleuchtung leicht heruntergefahren wird — das kommt auch dem Energieverbrauch zugute. Die Konzentration auf Knopfdruck lässt sich bei manchen Leuchtkonzepten sogar per Smartphone steuern. Hersteller wie Glamox oder Osram bieten beispielsweise eine passende App. Auch in dieser Hinsicht wird das moderne Büro immer smarter.
Smart Office
Der digitalisierte Büroalltag
Nicht nur Leuchtkonzepte sind heute an die Cloud angebunden. Das Internet of Things (IoT) hat einen nie dagewesenen Standard der digitalen Steuerung ermöglicht. Die Gebäudeautomation an sich ist keine neue Idee — vor allem für Bürogebäude ist sie bereits seit mehreren Jahrzehnten etabliert. Und trotzdem haben die Cloud und das Internet of Things sie auf ein neues Level gehoben: Mit Building Management Systems (BMS) — zu deutsch: der Gebäudeleittechnik (GLT) — lassen sich alle Einzelsysteme von Licht über Heizung bis Klimaanlage in einem einzigen System steuern. Die SV Gebäudeautomation bietet beispielsweise intelligente Dashboards, die alle Daten an einem Ort versammeln und die von überall abrufbar sind. So ist das moderne Facility Management selbst aus größerer Entfernung möglich. Sensoren, Stellglieder und Ventile kommunizieren über die Cloud mit den Systemen, stellen die Temperatur ein, steuern die Beschattung und die Luftfeuchtigkeit. Gas- und Rauchdetektoren sorgen zusammen mit speziellen Zugangssystemen für Sicherheit.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine smarte Steuerung von Licht, Heizung und Klimaanlage senkt deutlich die Betriebskosten — selbst, wenn der Letzte vergisst, das Licht auszuschalten. Auch der Nutzerkomfort steigt: Klimaanlagen kühlen schon morgens das Büro herunter, noch bevor die ersten Mitarbeiter eintreffen. Sie können sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich mit dem Gebäude-Management beschäftigen zu müssen.
Dabei kann ein Smart Office noch sehr viel mehr: beispielsweise die Auslastung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen optimieren. Sensoren stellen fest, wie viele Mitarbeiter bei einem Meeting anwesend sind und weisen je nach Gruppengröße das passende Zimmer zu. So sind die Meeting-Räume immer perfekt ausgelastet. Ähnlich funktioniert es auch mit Arbeitsplätzen. Im Zeitalter des Activity Based Working sind viele Schreibtische in Büros nicht mehr dauerhaft besetzt. Stattdessen gibt es Workstations, die Mitarbeiter ganz nach ihrem Bedarf nutzen. Sensoren können zum einen feststellen, welche Plätze in der Nähe gerade frei sind. Zum anderen ergibt die Auswertung der Daten im Langzeitschnitt, ob die Arbeitsplätze auch ausreichend genutzt werden. Diese Datenbasis hilft Unternehmen dabei, leerstehende Bürofläche zu vermeiden, und hat damit enormes Einsparpotenzial. Für das Office Management bedeuten smarte Elemente ebenfalls eine große Entlastung. Gäste melden sich per Tablet an, neue Mitarbeiter lassen sich schneller einchecken und onboarden. Sogar die Koordination von Dienstleistern ist einfacher: Paketboten hinterlegen die Sendungen in smarten Schließfächern und können sie direkt dem passenden Mitarbeiter zuweisen, der sofort benachrichtigt wird. Ist ein Druckertoner leer, sendet das Gerät selbst ein Signal an das Facility Management, das dadurch zeitnah reagieren kann.
Vor allem aber macht das Smart Office den Arbeitsalltag der Nutzer leichter. Anbieter wie Sensorberg haben vollumfängliche Lösungen entwickelt, die sich komplett über das Smartphone steuern lassen. So erfassen Sensoren beispielsweise die Check-in- und Check-out-Zeit des Mitarbeiters, sobald er das Büro betritt. Per Smartphone lassen sich die Meeting-Räume buchen und Temperatur oder Licht regeln. Sind persönliche Einstellungen hinterlegt, geschieht das bei einem Meeting ganz automatisch. Dank smarten Schließfächern ist ein vergessener Schlüssel kein Problem mehr und die Cafeteria funktioniert mit smart pay auch ohne Bargeld. Ein internes Kommunikationssystem sendet Push-Benachrichtigungen, sobald Gäste oder Pakete angekommen sind, informiert über Geburtstage und bietet einen büroweiten Messenger.
Am Ende steht wieder der Nutzer im Vordergrund: Das Smart Office vereinfacht nicht nur die Prozesse für Gebäude-Manager, sondern unterstützt auch ganz konkret die Mitarbeiter — für einen reibungslosen Büroalltag.
»INCREASING PHYSICAL ACTIVITY IS A SIMPLE, WIDELY APPLICABLE, LOW COST GLOBAL STRATEGY THAT COULD REDUCE DEATHS AND CVD IN MIDDLE AGE.« – Lee et al. (2017). Physical activity lowers mortality and heart disease risks. The Lancet, 390(10113), 2643–2654.
Fitness
Bewegung im Büro
Rückenschmerzen und Verspannungen sind bei langen Bürozeiten keine Seltenheit mehr. Für das dauerhafte Sitzen zahlt unser Körper den Preis — auch im Hinblick auf das Herz-Kreislauf-System. 2017 machte eine groß angelegte Studie Schlagzeilen (Lear et al. (2017). The Lancet 390): Über einen Zeitraum von sieben Jahren untersuchten Wissenschaftler insgesamt 130.843 Menschen aus 17 verschiedenen Ländern. Das Ergebnis: Schon 150 Minuten Bewegung pro Woche können das Risiko für Herz-Kreislauf-Erkrankungen drastisch senken und sogar einen von zwölf Todesfällen verhindern. Aber was tun, wenn die Arbeit keine Zeit für Sport lässt? Wenn bei späten Meetings und Überstunden kaum mehr Raum für eine Radtour oder das Fitnessstudio bleibt?
Die Lösung ist einfach: Das Fitnessstudio kommt ins Büro. Einige Unternehmen haben das Potenzial bereits erkannt, das ein eigener Fitnessbereich bietet: Mitarbeiter, die etwas für ihre körperliche Verfassung tun, sind messbar weniger krank, haben mehr Motivation und können sich besser konzentrieren. Sie starten nach einer Runde Morgensport schon gut gelaunt in den Tag oder nutzen ihre Mittagspause für ein Workout. Ein solches Angebot macht Unternehmen außerdem attraktiver für junge Bewerber — ein deutlicher Pluspunkt im „War of Talents“.
Vor allem größere Unternehmen setzen auf einen eigenen Fitnessbereich. Anbieter wie Technogym, gym80 und Kettler führen beispielsweise eigene Gerätelinien, die auf die Corporate Fitness zugeschnitten sind. Diese haben oft eine tabletbasierte Schnittstelle, durch die Mitarbeiter ihr eigenes Fitnessprogramm einspeichern können. So finden sie ihre individuellen Einstellungen schon vor, sobald sie an das Gerät kommen. Zusätzlich gibt es Fitnessprogramme, die schon auf die Zeitnot der Mitarbeiter abgestimmt sind — eine der häufigsten Ausreden, um das Workout zu vermeiden. Dabei braucht es nicht einmal einen eigenen Fitnessraum. Schon kleine Veränderungen machen viel aus: Sitzbälle als Alternative zu Stühlen, eine Fitnesslounge in einer ruhigen Ecke des Büros. Manche Unternehmen verpflichten sogar Personal Trainer, die zweimal pro Woche mit den Mitarbeitern Übungen direkt am Arbeitsplatz durchführen.
Sinnvoll ist es auch, das Mitarbeiterpotenzial in dieser Hinsicht auszuloten. Oft gibt es Kollegen, die sehr sportlich sind und sogar einen Trainerschein haben. Gegen einen Ausgleich lassen sie sich vielleicht für die Leitung eines unternehmensinternen Sportkurses begeistern. Aktionen wie gemeinsames Joggen in der Mittagspause oder Yoga-Stunden nach Feierabend sind ebenfalls sehr beliebt.
Das Fitnessangebot in Unternehmen hat sich in den letzten Jahren fast vervierfacht — ein Indiz dafür, wie hoch der Bedarf an sportlichem Ausgleich ist und dass er nicht nur Mitarbeitern zugutekommt.
Das Büro ist für viele nicht mehr nur ein reiner Arbeitsplatz, sondern wird immer mehr zum Lebensmittelpunkt. Umso wichtiger ist es, sich dort rundum wohlzufühlen. Genau die Elemente der Büroeinrichtung, die Mitarbeiter erst auf den zweiten Blick wahrnehmen, sind schließlich entscheidend für das gesamte Umfeld. Erst das passende Gesamtkonzept macht eine wirklich gelungene Büroatmosphäre aus.
