Arbeitgeber und Mitarbeiter sind sich einig: Homeoffice kann über einen längeren Zeitraum effizient und produktiv funktionieren. Gleichzeitig ist aber auch die Erkenntnis wichtig, dass sich Kreativität und Kollaboration erst dann entwickeln, wenn Menschen gemeinsam in einem Raum arbeiten können. Somit sind hybride Arbeitsplatzlösungen für flexibles Arbeiten an jedem Ort zu jeder Zeit gefordert. Damit einher gehen Raumkonzepte wie Open Spaces, Multispaces sowie Activity Based Working. In diesen sollen starre Strukturen aufgelöst werden und Mitarbeitende je nach Tätigkeit die Möglichkeit haben, die Umgebung und Services zu nutzen, welche sie am besten unterstützen. Arbeitsplatzbuchungssysteme ermöglichen an dieser Stelle unterschiedliche Use Cases.
Desk Sharing („Flexible Office”)
Beim Desk Sharing, auch als “Hot Desking” oder “Shared Desking” bezeichnet, wählen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich neu. Unternehmen wie Lufthansa, Siemens sowie Tech-Riesen aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook setzen bereits auf das Konzept. Dies ermöglicht die optimale Nutzung der Bürofläche, da Mitarbeitende im Schnitt nur 70% anwesend sind. Vorteile von Desk Sharing:
Platz & Kosten sparen
Vorhandene Arbeitsplätze werden tatsächlich genutzt, da sich Mitarbeiter täglich auf die Suche nach einem Neuen begeben. Leer stehende Bereiche. können anderweitig genutzt werden. Zudem können kleinere Büroflächen effizient genutzt und so Kosten gespart werden.
Flexibilität & Kreativität
Mit dem Desk-Sharing-Konzept haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Arbeitsplätze flexibel und bedarfsorientiert zu nutzen. Kommunikation und Kollaboration fördern im Idealfall die Kreativität aufgrund täglich neuer Einflüsse.
Mitarbeiterzufriedenheit
Eine Büroorganisation, die den Bedürfnissen und Erfordernissen unterschiedlicher Aufgaben gerecht wird, sorgt für eine höhere Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Employer Branding & Image
Agilität ist mehr als nur ein Buzzword. Unternehmen, die das Desk-Sharing-Konzept leben, werden als agil und modern wahrgenommen. Auch um das eigene Markenimage aufzupolieren, kann Desk Sharing einen positiven Beitrag leisten.
Desk Sharing für Ihr Büro
Wer das Konzept Flexible Office erfolgreich umsetzen möchte, sollte einige Punkte beachten:
Das richtige Equipment:
Barrierefreies Arbeiten ist essentiell für einen reibungslosen Ablauf. Jeder Arbeitsplatz sollte über eine Dockingstation, einen Bildschirm und eine externe Tastatur verfügen. Mitarbeiter können so jederzeit den eigenen Laptop problemlos anschließen und sofort starten.
Gesundes Arbeiten:
Höhenverstellbare Tische und Stühle vermeiden langfristige gesundheitliche Einbußen. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben den gewählten Platz an ihre eigene Körpergröße anzupassen, um in einer gesunden Körperhaltung zu arbeiten.
Hygiene & Unabhängigkeit:
Mit den Gebrauchsspuren von den Kollegen, die den jeweiligen Arbeitsplatz am Vortag genutzt haben, möchte man ungern in Kontakt kommen. Deshalb ist es optimal, wenn jeder Mitarbeiter z. B. ein eigenes Headset erhält, das frei an jeden Arbeitsplatz mitgenommen und genutzt werden kann. Neben dem hygienischen Aspekt bedeutet das auch eine geringere Abhängigkeit von stationären Ladestationen der Telefone.
Die passende Desk Sharing Software
Flexibles Arbeiten erfordert entsprechende Softwarelösungen, um einen Gesamtüberblick über die Auslastung und Nutzung der Arbeitsplätze zu gewinnen. Zudem werden “Dauerbucher” auf diesem Weg vermieden.
desk.ly
Die Software ermöglicht es Mitarbeitern, einen Arbeitsplatz zu reservieren und vorab dessen Eigenschaften einzusehen. So kann im Voraus entschieden werden, ob sich dieser für den entsprechenden Zweck eignet. Mittels Auslastungsanalyse ist eine konkrete Planung möglich. Zudem können die eigenen Buchungen verwaltet werden. Die Reservierungsdauer lässt sich an die individuellen Anforderungen anpassen.
Flexopus
Die Software ermöglicht es, Arbeitsplätze zu buchen, Räume effizient zu nutzen und Kollegen im Büro aufzufinden. Sie schafft so mehr Transparenz und beugt Frustrationen vor, indem sie Mitarbeitern einen Überblick über die verschiedenen Arbeitsplätze und deren Besetzung bietet. Eine Such- und Filterfunktion sowie Auswertungen zur Auslastung und Verteilung sind ebenfalls Teil des Angebots. Zudem ist eine Schnellbuchung via QR-Code möglich.
Team Planung (“Hybrid Work”)
Moderne Teams arbeiten immer häufiger remote. Durch eine Übersicht der gebuchten Sitzplätze können gemeinsame Tage im Büro schnell erfasst und geplant werden. Doch hybrid ist nicht gleich hybrid. Der Begriff umfasst eine Reihe von Arbeitsmodellen mit unterschiedlichen Flexibilitätsgraden in Bezug auf Ort und Zeit.
Auf der einen Seite gibt es Kernarbeits- und Gleitzeit oder flexible “anytime”-Modelle mit einer Anwesenheitspflicht im Büro. Hier werden feste Homeoffice- und Bürotage definiert. Auf der anderen Seite geht der Trend zu immer mehr Flexibilität. Mitarbeiter entscheiden täglich aufs Neue, von wo aus sie arbeiten möchten. Dazwischen ergeben sich zahlreiche Modelle aus der Kombination der unterschiedlichen Ausprägungen in beiden Dimensionen.
Auf der einen Seite gibt es Kernarbeits- und Gleitzeit oder flexible “anytime”-Modelle mit einer Anwesenheitspflicht im Büro. Hier werden feste Homeoffice- und Bürotage definiert. Auf der anderen Seite geht der Trend zu immer mehr Flexibilität. Mitarbeiter entscheiden täglich aufs Neue, von wo aus sie arbeiten möchten. Dazwischen ergeben sich zahlreiche Modelle aus der Kombination der unterschiedlichen Ausprägungen in beiden Dimensionen.
Die Technik macht’s
Die Modelle mögen sich in ihren Anforderungen unterscheiden, haben aber eines gemeinsam: Ohne technische Unterstützung sind alle nicht realisierbar. Dabei ist die Homeoffice-taugliche Ausstattung der Mitarbeiter nur ein Teilbereich. Ein wichtiger Aspekt, der ins Auge gefasst werden muss, ist der Grad der Kollaboration. Asynchrone Modelle lassen sich gut mit Kanban-Boards wie ASANA oder Trello abbilden. Modelle mit einer Vielzahl gemeinsamer synchroner Prozesse erfordern eine gemeinsame Präsenz in sogenannten Online-Offices wie Sococo, ivCampus oder Teemyco.
Sobald sich Projektteams in physischer Form zusammenfinden, unterstützen Arbeitsplatz Buchungssysteme bei der Organisation von notwendigen Ressourcen.
- Benutzer können im Vorfeld Arbeitsplätze buchen;
- Indikatoren am Arbeitsplatz zeigen an, ob dieser bereits gebucht ist (spontane Platzwahl);
- Installation der Hardware an den Arbeitsplätzen notwendig;
- Einsicht in die Buchungen der Kolleginnen und Kollegen erhalten;
- Integrierte Buchung von Meeting-Räumen und Collaboration-Spaces.
Teamwork per App
Die Software ermöglicht es, Arbeitsplätze nach deren Eigenschaften auszuwählen und zu buchen. Besonders relevant für die Team-Planung ist die integrierte Auslastungsanalyse, die einen Überblick über zur Verfügung stehende Ressourcen bietet. Über eine Indoor-Navigation können Mitarbeiter direkt einsehen, welche Arbeitsplätze aktuell zur Verfügung stehen, und diese direkt auswählen.
Im Überblick:
- Arbeitsplatzeigenschaften;
- Auslastungsanalyse;
- Raumbuchung;
- Contact-Tracing;
- Indoor-Navigation;
- Anbindung weiterer Sensoren;
- Integration von Abstandsregeln;
- Single Sign On;
Bei all diesen Anpassungen sollte der Mensch nicht vergessen werden. Die Einführung flexibler und hybrider Modelle ist ein Prozess, der Mitarbeiter auf eine Reise zu einer neuen Art des kollaborativen Arbeitens mitnimmt. Digitale, konnektive Lösungen sind ein Teil des New Work Gedankens und bieten Chancen für nachhaltige Unternehmenstransformationen.
