Die Eigentümergemeinschafteiner Wohnanlage bezahlt in der Regel ein monatliches Hausgeld für das Gemeinschaftseigentum. Es deckt einerseits die laufenden Kosten der Immobilie sowie die Verwaltungskosten ab. Andererseits spart der Hausverwalter einen Teil des Geldes als Instandhaltungsrücklage. Der Verwalter berechnet die Höhe des Hausgeldes im Voraus mit einem Jahreswirtschaftsplan. Ungeplante Ausgaben wie Reparaturen oder Rechtsanwaltskosten, die im Laufe dieses Jahres auftreten, finanziert die Eigentümergemeinschaft dagegen mit der sogenannten Sonderumlage. Die Eigentümer fassen dafür einen Beschluss, der die Maßnahme, die Kosten und unter Umständen den Verteilungsschlüssel enthält.  

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Definition Sonderumlage    

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In § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz schreibt der Gesetzgeber jedem Mitglied einer Wohnungseigentümergemeinschaft vor, seinen Anteil an den Ausgaben des gemeinsamen Eigentums zu tragen. Wenn für außergewöhnliche Ausgaben das gezahlte Hausgeld und die angesparte Instandhaltungsrücklage nicht ausreichen, schlägt der Hausverwalter die Sonderumlage vor. Sie deckt den ungeplanten Finanzierungsbedarf  ab. Die Eigentümer beraten über die Eckpunkte der Umlage und beschließen sie nach den Regeln ihrer Gemeinschaftsordnung. Den Fälligkeitstermin der Zahlung bestimmt ebenfalls die Eigentümerversammlung. Falls die Eigentümer hierzu keine Regelung treffen, ist die Sonderumlage bei Abruf durch den Verwalter zu begleichen.  

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Beispiele für Sonderumlagen    

Nicht jede kleine Aufwendung macht es erforderlich, eine Sonderumlage zu bilden. Meist erfolgt zum Ende eines Wirtschaftsjahres die Abrechnung des Hausgeldes. Hier fordert der Verwalter zu wenig gezahlte Beträge ein oder zahlt Überschüsse zurück. In den folgenden Fällen reicht eine Abrechnung jedoch nicht nicht aus:        

   
• Reparaturen, Instandhaltungen, Modernisierungen, Anschaffungen oder Instandsetzungen, für die keine oder nicht ausreichende Rückstellungen gebildet wurden,    
   
• Schadenersatzansprüche,    
   
• Anwalts- und Gerichtskosten,    
   
• Liquiditätsengpässe aufgrund eines zu niedrig kalkulierten Wirtschaftsplans,    
   
• Rückzahlungen von Verbindlichkeiten,    
   
• Liquiditätsengpässe aufgrund von Zahlungsschwierigkeiten eines Eigentümers (Ausfallrücklage).    
   

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Der Beschluss der Sonderumlage  

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Der Verwalter schlägt die Bildung einer Sonderumlage vor. Er beruft dafür eine außerordentliche Eigentümerversammlung  ein oder organisiert einen Umlaufbeschluss, für den keine Versammlung nötig ist. In dringenden Notfällen, die sofortige Maßnahmen erfordern, kann der Verwalter diese veranlassen und die Eigentümer auch ohne Beschluss zu einer zusätzlichen Zahlung auffordern. In der Regel muss er aber erst den Beschluss der Eigentümer abwarten. Dieser umfasst mindestens die folgenden Angaben:      

   
• den Umlagegrund oder Verwendungszweck,    
   
• die Gesamtkosten,    
   
• den anzulegenden Verteilungsschlüssel,    
   
• die anteilige Höhe für den jeweiligen Eigentümer,    
   
• die Fälligkeit und eventuell die Höhe der zu zahlenden Raten.    
 

Grundsätzlich erfolgen im Fall der Sonderumlage zwei Beschlüsse: zum einen für die Maßnahme selbst und zum anderen für die Umlage. Wichtig ist die Unterscheidung insbesondere, wenn Maßnahme und Sonderumlage verschiedene Mehrheiten für den Beschluss benötigen. Die Zustimmung der einfachen Mehrheit genügt in den meisten Fällen, zum Beispiel bei einem Beschluss für Instandhaltungen, Instandsetzungen oder modernisierende Instandhaltungen. Nutzt der Beschluss für die Sonderumlage einen Verteilungsschlüssel, der die Teilungserklärung der Gemeinschaft zugrunde legt, ist ebenfalls eine einfache Mehrheit ausreichend. Reine Modernisierungsmaßnahmen und ein Verteilungsschlüssel, der sich nicht an der Teilungserklärung orientiert, erfordern dagegen die doppelte qualifizierte Mehrheit.

Dafür müssen mehr als drei Viertel der Eigentümer zustimmen, die zusammen mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten. Die Genehmigung für eine bauliche Maßnahme und ein Umlaufbeschluss benötigen wiederum die einstimmige Annahme der Eigentümergemeinschaft.  

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Die Höhe der Sonderumlage    

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Beschließt die Eigentümergemeinschaft die Maßnahme, so legt sie auf Grundlage der geschätzten Gesamtkosten den Finanzierungsbedarf fest. Dabei hat sie einen umfangreichen Ermessensspielraum. Dient die Umlage dazu, einen Liquiditätsengpass durch Zahlungsunfähigkeit eines Eigentümers zu schließen, gelten jedoch besondere Kriterien. Die Gemeinschaft zieht in diesem Fall in Betracht, dass der insolvente Besitzer seinen Anteil an der Sonderumlage nicht tragen kann. Die Höhe der Umlage berücksichtigt daher diesen Zahlungsausfall. Eventuelle zukünftige Rückstände der Hausgeld-Zahlungen können die Eigentümer ebenfalls zum Gegenstand der Sonderumlage machen.        

Wie hoch der Beitrag zur Sonderumlage für den einzelnen Eigentümer ist, richtet sich nach dem Verteilungsschlüssel. Über diesen Parameter bestimmt sich die Höhe der Sonderumlage jeder Eigentumswohnung. Auskunft über den Schlüssel gibt die Gemeinschaftsordnung. Meistens liegt der gesetzliche Verteilerschlüssel zugrunde. Er berechnet sich aus dem Verhältnis der Wohnfläche einer Einheit zur Gesamtwohnfläche der Anlage.

Ist dieser Umlageschlüssel für eine bestimmte Maßnahme nicht gerecht, können die Eigentümer einen veränderten Verteilungsschlüssel für den konkreten Einzelfall bestimmen. Der Gesetzgeber lässt diese Möglichkeit nur für bauliche Maßnahmen, Instandhaltungen, Instandsetzungen und Modernisierungen zu. Eine dauerhafte Änderung des Verteilerschlüssels legt die Eigentümerversammlung dagegen in einem gesonderten Beschluss fest.    

Der Schuldner der Sonderumlage    

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Die Sonderumlage muss derjenige zahlen, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist. Dies ist vor allem bei einem Eigentumswechsel wichtig, da die Hausverwaltung den Beitrag zur Sonderumlage unter Umständen vom Erwerber einfordern muss.  

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Die Sonderumlage anfechten    

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Das Prinzip der „ordnungsgemäßen Verwaltung“ erfordert, dass      

   
• der Beschluss alle erforderlichen Angaben enthält,    
   
• die Sonderumlage wirklich erforderlich ist und    
   
• der Finanzbedarf festgelegt wird.    
 

Eigentümer können einer Sonderumlage daher widersprechen, wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Das gilt auch für Fälle, in denen  

   
• die Instandhaltungsrücklage für die Maßnahmen ausreicht,    
   
• die Maßnahme einen hohen Modernisierungsanteil hat oder    
   
• einzelne Wohnungseigentümer abweichend vom Verteilungsschlüssel die Sonderumlage tragen sollen.    
 

So ist die Sonderumlage steuerlich absetzbar  

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Steuerlich gesehen gehört die Sonderumlage zu den Werbungskosten. Erzielt ein Eigentümer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, zieht er die Kosten von seinen Einnahmen ab. Erlaubt ist das in dem Wirtschaftsjahr, in dem der Verwalter die Rechnung beglichen hat. Bewohnt der Eigentümer die Wohnung selbst, setzt er die Lohnkosten der Handwerkerrechnungen in der Steuererklärung an. Der Verwalter stellt Bescheinigungen über diese Beträge aus.