Die zunehmende Intelligenz von Technologie bietet immer mehr Möglichkeiten, online und vernetzt zu arbeiten. Dies machen sich Smart Offices zunutze und erleichtern und verbessern dadurch Arbeitsprozesse. Die Digitalisierung ist so im Arbeitsumfeld eine wichtige Chance für bessere Arbeitsergebnisse: Sie macht es möglich, mit Kollegen in aller Welt zusammenzuarbeiten, das eigene Wissen zu erweitern und kreative Methoden zu nutzen. Der Trend geht im Jahr 2019 daher hin zum Smart Office, in dem Teams miteinander und mit Hilfe der Technik effizient arbeiten können.
Definition Smart Office
Ein Smart Office stellt die Mitarbeiter in den Vordergrund: Dazu gehört neben der technischen Vernetzung und der Versorgung mit den nötigen Endgeräten ebenso die Gestaltung des Büroraumes. Gerade junge Mitarbeiter möchten nicht mehr in klassischen Büros sitzen und den ganzen Tag am gleichen Computer arbeiten. Daher zielt das Smart Office auf Zusammenarbeit, die von Technik unterstützt wird, ab. Flexibilität steht dabei im Vordergrund. Neben der Funktion spielen im Smart Office auch Komfort und der Erlebnis-Faktor eine wichtige Rolle. Darüber hinaus ist Nachhaltigkeit für viele Unternehmen ein wichtiges Thema: Neben einen intelligenten Gebäudemanagement, das Energie spart, sorgt das digitale Arbeiten in einem Smart Office zusätzlich für einen deutlich kleineren ökologischen Fußabdrucks, da man nicht mehr so viel ausdrucken muss.
Indem viele Mitarbeiter dank der innovativen Technik von zuhause aus arbeiten und per Videokonferenz an Meetings teilnehmen, können Unternehmen weitere Ressourcen sparen und zugleich ein angenehmes Arbeitsumfeld anbieten.
Das Smart Office im Immobilienmarkt 3.0
Im Immobilienmarkt spielt der Wandel in der Arbeitswelt eine wichtige Rolle. Der Begriff „Immobilienmarkt 3.0“ beschreibt eine Entwicklung, die sich etwa seit der Jahrtausendwende erkennen lässt: Die Möglichkeit,mit Clouds zu arbeiten, hat viele Berufe grundlegend verändert. Spätestens im Jahr 2017 wurden Smart Offices daher zum Trend, was zeigt, dass Unternehmen sich an die Bedürfnisse einer jungen, digitalisierten und Flexibilität suchenden Arbeitsgeneration anpassen möchten. Das bedeutet, dass Coworking, Coliving und selbstverständlich auch intelligente Büros eine wichtige Rolle spielen.
Immer mehr Unternehmen suchen große Büroräume, die sie nach ihren Vorstellungen einrichten können und die ein agiles Arbeiten ermöglichen. Dabei sind sowohl Räumlichkeiten, die viel Platz für Kreativität lassen, als auch fertig eingerichtete Smart Offices beliebt. Für Immobilieninvestoren ergeben sich so viele neue Anlagemöglichkeiten.
Besonderheiten im Smart Office
Im sogenannten Büro der Zukunft sind die bekannten Grenzen und Strukturen eines Büros nicht mehr relevant. Neue Medien und insbesondere Kommunikationstechnologien sind dagegen ein zentraler Bestandteil für ein Smart Office. Sowohl stationäre als auch mobile Arbeitsplätze gehören zum Smart Office, das ganz auf Mitarbeiter ausgelegt ist, die sich im Laufe des Tages an mehreren Tischen oder Orten aufhalten und sowohl alleine als auch im Team arbeiten. Die moderne Technologie erlaubt dabei eine flexible Arbeitsplatzgestaltung.
Das Desk Sharing, bei dem mehrere Mitarbeiter an einem großen Tisch arbeiten oder sich einen Platz teilen, ist ebenfalls häufig im Smart Office zu finden. Diese Idee kommt ursprünglich aus den Coworking Spaces, wo Fremde nebeneinander arbeiten und so auf Wunsch auch zusammenarbeiten oder zumindest ins Gespräch kommen können. Dieses kreative Potential machen sich auch Unternehmen inzwischen zunutze. Das Desk Sharing gehört dabei nicht zwangsläufig zum Smart Office gehören.
Es ermöglicht aber das vernetzte, cloudbasierte Arbeiten, das auch für das Desk Sharing wichtig ist. Jeder Sitzplatz sollte daher die notwendigen Anschlüsse haben, sodass die Mitarbeiter mit ihrem Laptop oder Tablet dort jederzeit Platz nehmen und direkt mit dem Arbeiten beginnen können.
Vor- und Nachteile von Share Desks
Der flexible Aufbau eines Smart Office mit Share Desks spart Zeit und Geld. Zudem bringt er den großen Vorteil, dass Mitarbeiter mit Hilfe von Technik optimal zusammenarbeiten können. Sie lernen sich außerdem gegenseitig besser kennen, tauschen ihre Stärken aus und bilden neue Netzwerke, die häufig zu innovativen und kreativen Ideen führen. Für agiles Arbeiten und Methoden wie Scrum ist dies essenziell und gerade junge Menschen wünschen sich einen demokratischen Arbeitsplatz mit flachen Hierarchien. Die hervorragende Internetverbindung in einem Smart Office sorgt zudem dafür, dass technische Probleme kein Hindernis mehr darstellen.
Diese Digitalisierung ist natürlich zugleich ein möglicher Nachteil: Sollte das Internet einmal ausfallen, gibt es erhebliche Probleme. Außerdem ist nicht jeder Mensch extrovertiert oder kommunikativ genug, um in ständigem Kontakt zu stehen. Rückzugsorte und Arbeitsplätze für fokussierte Einzelarbeit sollten in einem Smart Office daher nicht fehlen.
Zielgruppen für das Konzept Smart Office
Unternehmen, die in Großraumbüros und mit flachen Hierarchien arbeiten, sind prädestiniert für die Einrichtung eines Smart Office. Diese Arbeitsweise kommt ursprünglich aus dem Silicon Valley, wo berühmte Start-ups wie Google und Facebook für die Revolution in der Arbeitsgestaltung sorgten. Hierzulande haben zum Beispiel Unternehmen wie Lufthansa oder der ADAC ihre Büroräume zu einem Smart Office umgestaltet. Es sind daher alle Unternehmen, die Wert auf Teamarbeit legen und deren Mitarbeiter hauptsächlich mithilfe des Internets arbeiten, mögliche Kandidaten für ein Smart Office. Insbesondere Start-ups und Firmen mit einem großen Anteil an jungen Mitarbeitern, die sich Flexibilität, Mobilität und Unabhängigkeit wünschen, sollten sich mit diesem Thema auseinandersetzen.
