Das klassische Großraumbüro hat noch nicht ausgedient, sondern erlebt unter dem Namen Open Space Office einen neuen Aufschwung. Das Konzept ist in den USA und anderen europäischen Ländern bereits sehr beliebt (Stand 2019). Besonders Großunternehmen reißen die Wände von Einzelbüros ein und überlegen sich eigene Bürokonzepte mit offener Arbeitsumgebung. Ihr Ziel ist, neue Arbeitsstrukturen aufzubauen und die Interaktion ihrer Mitarbeiter untereinander zu verbessern. Unternehmer erhalten dadurch im Idealfall motivierte Mitarbeiter, dynamische Arbeitsprozesse und flache Hierarchien.
Definition Open Space Office
Bei einem Open Space Office handelt es sich um einen großen, offenen Raum, in dem sich die Arbeitsplätze der Mitarbeiter befinden. Hier kann man entweder eine komplette Abteilung unterbringen oder Mitarbeiter aus verschiedenen Teams zusammen in diesem Großraumbüro arbeiten lassen. Die Arbeitsplätze sind Schreibtische mit stationärem PC oder Ablageflächen mit Anschlüssen für mobile Endgeräte. Verschiedene Bereiche für Gespräche, Besprechungen und Pausen wechseln sich mit den gruppierten Arbeitsbereichen der Teams ab. Je nach Art des Konzepts existieren visuell abgetrennte und schallgeschützte Zonen für Privatsphäre und konzentriertes Arbeiten. Bei der Planung eines Open Workspace bezieht die Unternehmensleitung in vielen Fällen die Bedürfnisse des Betriebs und ihrer Mitarbeiter mit ein.
Das Multi Space Office
Eine beliebte Weiterentwicklung des Großraumbüros ist das Multi Space Office. Es kombiniert die Vorteile des Open Space Büros und des Einzelbüros. Große, offene Räume stehen Mitarbeitern für ihre Arbeit zur Verfügung und dienen als Open Workspace für Teamarbeit, zur Begegnung, zum Gedankenaustausch und als Ideenschmiede. Weitere, kleinere Räume nutzen sie für fokussiertes Arbeiten, Ruhe und Erholung oder für vertrauliche Gespräche und Besprechungen. Dabei steht es ihnen frei, wann sie sich in welchem Bereich aufhalten.
Dieses Bürokonzept ermöglicht Angestellten eine flexible und individuelle Arbeitsgestaltung. Die Ausstattung der Zimmer unterscheidet sich nach Verwendungszweck: Einige eignen sich perfekt als Projekträume, andere sind als Büros oder Rückzugsorte eingerichtet. Die Anzahl und Art der multiplen, parallel nutzbaren Bereiche orientiert sich am Arbeitsverhalten der Mitarbeiter und den Anforderungen des Unternehmens. Das dieses Konzept Zukunft hat, zeigt auch eine Studie des Frauenhofer-Instituts, die Büro- und Arbeitswelten untersuchte.
Das Großraumbüro in Deutschland
Nach einer Studie von Steelcase gehören Einzelbüros in Deutschland noch immer zum Arbeitsalltag. Nur 19 % der Angestellten arbeiten demnach in offen gestalteten Räumen. Die traditionellen Arbeitsweisen überwiegen also deutlich. Moderne Gestaltung der Arbeit wie Home Office, Arbeit im Café oder unabhängige Arbeitszeiten gibt es laut der Studie eher im Ausland. Im Gegensatz dazu arbeiten weltweit etwa 33 % der Angestellten in einem Open Space Office. Unternehmen in Großbritannien führen die Liste an Open Workspaces übrigens an, denn etwa die Hälfte der britischen Beschäftigten hat einen Arbeitsplatz in einem solchen Großraumbüro.
Probleme des Open Space Office angehen
Wie eine Studie der Harvard Universität festgestellt hat, fühlen sich in standardisierten Großraumbüros nur wenige Mitarbeiter wohl. Entgegen den Erwartungen der befragten Unternehmern stieg beim Umzug von abgetrennten Bürolösungen in offene Arbeitsbereiche die Zahl an E-Mails und Textnachrichten an und die direkte Kommunikation unter den Kollegen nahm ab. Verschiedene Untersuchungen bestätigen: Der Lärm, fehlende Privatsphäre und die Debatten über Frischluft und optimale Temperatur mit Kollegen verursachen Stress und demotivieren Angestellte.
Hinzu kommt der unterschiedliche Umgang der Generationen mit den veränderten Bedingungen. Ältere Mitarbeiter fühlen sich eher degradiert oder kommen mit der offenen Arbeitsumgebung nicht zurecht. Introvertierte Menschen wiederum überfordert die stetige Anwesenheit vieler Mitarbeiter im Raum. Eine durchdachte Planung verhindert daher Fehler im Bürokonzept.
Das durchdachte Bürokonzept des Open Workspace
Um die Zufriedenheit, die Produktivität und die Motivation hochzuhalten, schaffen unzählige Unternehmen Arbeitsbereiche in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. Dabei achten sie auf Zonen oder Räume für Privatsphäre und Ruhe, in die sich Angestellte für komplexe Aufgaben oder Pausen zurückziehen können. Daneben gibt es abgetrennte Bereiche für Besprechungen und Teamwork. Diese Zonen – in Verbindung mit optimiertem Schallschutz – verbessern die Geräuschkulisse und verringern Stress durch Lärmbelastung.
Zu einem ganzheitlichen Ansatz gehört auch das Mobiliar der offenen Arbeitsumgebung: Ergonomie am Arbeitsplatzin Form von verstellbaren Möbeln bietet die Möglichkeit, seine Körperhaltung zu verbessern, was eine gesunde Arbeitsweise fördert. Das Design kann außerdem inspirieren und zu kreativen Ideen anregen.
Für Unternehmen sind junge Talente sowie qualifizierte, erfahrene Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Aus diesem Grund setzen viele auf langsame Veränderungen und Wohlfühlzonen. Die Akzeptanz des Open Space Office ist größer, wenn es unterschiedliche Arbeitsplätze gibt und Angestellte selbst entscheiden können, wo sie zu welcher Zeit arbeiten. Gleichzeitig sind die technische Entwicklung und die Digitalisierung der Arbeitsbereiche von enormer Wichtigkeit: Dazu gehören u. a. schnelles Internet und Cloudlösungen, die ein flexibles Arbeiten in einem Großraumbüro erst ermöglichen.
Vorteile des Open Workspace
Perfekt umgesetzt begeistert das Open-Workspace-Konzept Unternehmen mit sehr guten Ergebnissen. Es zeigt außerdem, dass zufriedene Mitarbeiter produktive und motivierte Mitarbeiter sind. Funktioniert die Zusammenarbeit der Teams, entstehen flache Strukturen und schwerfällige Prozesse nehmen ab. Im Idealfall wachsen Mitarbeiter zusammen und bauen eine konstante Kommunikation auf. Dadurch lösen sie schnell Probleme und entwickeln neue Ideen. Besprechungen und Genehmigungen finden ohne große Planungen und Aufwand statt, denn die Entscheider sitzen im gleichen Raum. Ein Open Space Office kann daher auch ein guter Ausgangspunkt für die Einführung von agilem Arbeiten sein.
Die Firma profitiert zusätzlich von niedrigeren Kosten durch eine gelungene Raumnutzung. Auch das Image bei potenziellen, neuen Mitarbeitern als modernes, innovatives Unternehmen ist nicht zu vernachlässigen. Verändern sich Abläufe, Organisation oder Unternehmensstruktur, begegnet der Open Work Space diesen Neureglungen zudem mit bemerkenswerter Flexibilität.
