Eine Immobilienverwaltung übernimmt sowohl kaufmännische als auch technische Aufgaben, die bei der Verwaltung eines Objekts anfallen. Unterschieden wird hier zwischen Facility und Property Management. Im August 2018 traten strenge Vorschriften für Immobilienverwalter in Kraft, um schwarze Schafe aus der Branche zu verdrängen und die Qualität zu steigern. Weitere Veränderungen für Immobilienverwalter bringt die Digitalisierung mit sich.
Definition Immobilienverwaltung
Der Begriff „Immobilienverwaltung“ bezeichnet Personen oder Unternehmen, die alle organisatorischen Aufgaben rund um Immobilien für den Eigentümer übernehmen. Wenn es sich beim Eigentümer um eine Eigentümergemeinschaft handelt, spricht man oft von einer Hausverwaltung. Die Immobilienverwaltung stellt die Schnittstelle zwischen Vermieter und Mieter dar und kümmert sich in der Regel um die Buchhaltung, die Nebenkostenabrechnung und Mahnungen für säumige Mieter. Neben diesen kaufmännischen Aufgaben ist ein Immobilienverwalter auch für technische Aufgaben wie Instandhaltungsmaßnahmen oder Schönheitsreparaturen zuständig. Die Immobilienverwaltung nimmt sich dieser Aufgaben an und koordiniert die Arbeiten mit den entsprechenden Gewerken.
Der Begriff bzw. der Beruf „Immobilienverwalter“ war früher nicht geschützt, sodass jeder Immobilienverwalter werden konnte. Im August 2018 traten jedoch schärfere Vorschriften in Kraft. So schreibt der § 34c der Gewerbeordnung vor, dass Immobilienverwalter nunmehr eine Erlaubnis zur Berufsausübung beantragen müssen. Diese Erlaubnis ist an mehrere Auflagen geknüpft:
- Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse,
- ordnungsgemäßer Gewerbebetrieb,
- Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung, die pro Versicherungsfall mindestens 500.000 € und für alle Versicherungsfälle in einem Kalenderjahr 1.000.000 € abgedeckt,
- Fortbildungspflicht (20 Stunden Fortbildungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren),
- Auskunftspflicht gegenüber Auftraggebern.
Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) sowie der Immobilienverband (IVD) hatten die Einführung eines Sachkundenachweises gefordert. Der Gesetzgeber hat sich stattdessen für die Fortbildungspflicht für Immobilienverwalter entschieden.
Property Management vs. Facility Management
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Tätigkeitsbereichen. Zum einen gibt es das Facility Management für die technischen Aufgaben, zum anderen das Property Management, welches sich vornehmlich um kaufmännische Bereiche kümmert.
Die Aufgaben des Facility Management sind u. a.:
- Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen
- Beauftragung von Handwerkern
- Überwachung von Dienstleistern
Zum Property Management gehören z. B.:
- Führung der Korrespondenz
- Teilnahme an Eigentümerversammlungen
- Überwachung der Hausordnung
- Überwachung der Mieteinnahmen
- Mahnwesen
- Betriebskostenabrechnungen
- Vorbereitung der Mietverträge
- Vertretung des Vermieters bei Behörden
Für wen eignet sich eine Immobilienverwaltung?
Wer als Bestandshalter mehrere Immobilien besitzt, ist gut damit beraten, seine Objekte professionell verwalten zu lassen. Die anfallenden Arbeiten sind nicht nur umfangreich. Gerade, wenn es mehrere Mietparteien gibt, birgt die Mietverwaltung ein hohes Fehlerpotenzial. Betriebs- und Heizkosten müssen korrekt berechnet, Besichtigungstermine müssen wahrgenommen und schließlich muss der Abschluss der Mietverträge koordiniert werden. Im Laufe der Zeit fallen immer wieder Arbeiten an, die Eigentümer selten selbst übernehmen können oder wollen. Besonders viel Zeit kostet es zum Beispiel, Handwerker zu beauftragen und zu überwachen, zum Beispiel für umfangreiche Elektroinstallationen.
Wohnungseigentümergemeinschaften sind sogar gesetzlich verpflichtet, einen Immobilienverwalter zu beauftragen. Man bezeichnet seine Tätigkeit als WEG-Verwaltung, wenn er das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet. Dazu gehören das Grundstück sowie alle Anlagen, die gemeinschaftlich genutzt werden. Die Sondereigentumsverwaltung wiederum bezieht sich auf eine einzelne Eigentumswohnung eines Eigentümergemeinschaftsmitglieds.
Hausverwaltung und Digitalisierung
Das Informationszeitalter hat der Digitalisierung den Weg geebnet. Auch die Immobilienverwaltungen wollen mit der Zeit gehen, stehen allerdings oft vor gewissen Schwierigkeiten, wie das Branchenbarometer 2019 des DDIV zeigt. Demnach besteht das größte Problem in der Integration einer Software, die als Schnittstelle zwischen verschiedenen Anbietern dient. Umfragen haben allerdings ergeben, dass viele Hausverwaltungen digitale Prozesse begrüßen, da diese die Ausübung der erforderlichen Tätigkeiten vereinfachen und beschleunigen können.
