Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt wird das klassische Büro seltener. Beim Desk Sharing gibt es daher keine festen Arbeitsplätze mehr. Entweder sitzen die Mitarbeiter dabei immer wieder an einem neuen Schreibtisch oder suchen sich einen Platz an großen Tischen in einem Open Space Office. Voraussetzung dafür ist, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Laptop hat und das Unternehmen cloudbasiert arbeitet. Die Flexibilität bezüglich des Arbeitsplatzes soll die Möglichkeit bieten, mit neuen Kollegen ins Gespräch zu kommen und je nach Aufgabe mit einem Team oder allein zu arbeiten. Das Desk Sharing kann so zu einer kreativen Arbeitsatmosphäre beitragen.
Definition Desk Sharing
Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeiter des gleichen Unternehmens die Arbeitsplätze. Sie können sich ihren Arbeitsort in der Firma so frei aussuchen und bei Bedarf wechseln. Jeder Sitzplatz hat dabei idealerweise einen Stromanschluss. Schnelles Internet ist ein weiteres Merkmal von Büros, die auf Desk Sharing setzen. Das wichtigste Arbeitsmittel ist der Laptop. Dank der Cloud können alle Mitarbeiter von jedem Ort aus auf die relevanten Dokumente zugreifen. Das Desk Sharing soll die Innovationsfähigkeit der Mitarbeiter verbessern, sie miteinander in Kontakt bringen und ein flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten, das vor allem bei jungen Menschen sehr beliebt ist, fördern. Arbeitgeber sparen außerdem Kosten und können vorhandene Ressourcen optimal ausnutzen – insbesondere, wenn es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter gibt. Dies bietet sich an, wenn ein Teil der Angestellten oft Kundentermine wahrnimmt oder von zu Hause aus arbeitet.
Gründe für den Desk-Sharing-Bedarf
Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt seit der Jahrtausendwende begann im Silicon Valley in den USA. Unternehmen wie Uber oder Google arbeiten zum Beispiel mit ganz neuen Modellen, die die Anwesenheit vor Ort dank der Cloud und Laptops gar nicht mehr nötig machen. Da aber viele Menschen imHome Office einsam werden, ist Coworking zu einem wichtigen Trend geworden. Dabei können Kollegen gemeinsam oder einfach in Gesellschaft an ihren Projekten arbeiten. So wird der Austausch gefördert und auch Kollegen, die sich noch nicht kennen, können voneinander lernen. Für Investoren bedeutet dieser Bürotrend im Jahr 2019, dass Großraumbüros mit großen Tischen, veränderbarer Einrichtung und flexiblen Einzelarbeitsplätzen sehr gefragt sind.
Vorteile des flexiblen Arbeitens
Das immer stärker nachgefragte flexible, ortsunabhängige Arbeiten ist dank einer modernen Arbeitsplatzgestaltung leicht möglich. Ein Großraumbüro oder Coworking Space mit vielen, geteilten Schreibtischen und weiteren Sitzmöglichkeiten oder gar einer Bar wirkt offen, einladend und fördert die Kommunikation unter Mitarbeitern. Zugleich soll dies die Produktivität steigern und Kreativität anregen. Eine minimalistische Einrichtung hilft dabei, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Festnetztelefone oder große Computer sind nicht mehr nötig, da der Laptop und das Smartphone die zentralen Arbeitsmittel sind. Optisch und organisatorisch bricht ein solches modernes Büro die oft starren Hierarchien in der Arbeitsumgebung und sorgt für mehr Transparenz. Zugleich hat dieser Bürotrend aber auch Nachteile: Beispielsweise können introvertierte Menschen sich beim Desk Sharing weniger gut konzentrieren und spüren großen sozialen Druck. Die Notwendigkeit, sich täglich einen neuen Platz zu suchen, können Mitarbeiter ebenfalls als negativ empfinden. Investoren im Desk-Sharing-Bereich sollten daher darauf achten, durch innovative Lösungen diesen potentiellen Problemen vorzubeugen.
Voraussetzungen für das moderne Büro
Nicht in jeder Branche ist das Desk Sharing möglich. Viele Unternehmen spielen aber mit dem Gedanken, zumindest an einigen Tagen der Woche die Arbeitsweise aufzulockern. Ein gutes Desk Sharing Office muss zunächst einmal hervorragendes Internet mit maximaler Geschwindigkeit haben. Jeder Arbeitsplatz sollte zudem mit den Basics wie einer Steckdose und einem bequemen, ergonomischen Stuhl ausgestattet sein. Man kann außerdem überlegen, ob Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, einen Platz für einen bestimmten Zeitraum zu reservieren, um ihnen gerade nach der Einführung dieses neuen Konzepts mehr Stabilität zu bieten. Der Hauptfokus beim Desk Sharing liegt aber auf der Flexibilität. Durch das Zusammenschieben der Tische, eine Clean-Desk-Policy und Extras wie etwa fahrbare Caddies für Unterlagen ist es möglich, die Arbeitsplatzgestaltung zu optimieren.
Wann ist Desk Sharing sinnvoll?
Desk Sharing funktioniert nur in Unternehmen, die es erlauben und ermöglichen, dass all ihre Mitarbeiter zumindest theoretisch Cloudworking betreiben. Das bedeutet, dass elektronisches Arbeiten im Vordergrund steht und jeder Laptop auf die benötigten Dateien zugreifen kann. Alle Schreibtische sollten beim Desk Sharing zudem gleich ausgestattet sein, damit sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte in der Lage sind, dezentral und flexibel zu arbeiten. Nur so kann Desk Sharing erfolgreich sein. In Büros, in denen Schreibtische oft leer stehen, weil bereits mehrere Mitarbeiter im Home Office aktiv sind, ist das Desk Sharing meist besonders sinnvoll.
Investoren sollten die Zielgruppe in ihrer jeweiligen Stadt analysieren und das Desk-Sharing-Angebot entsprechend anpassen. Für neue oder sanierte Immobilien ist es ebenfalls sinnvoll, beim Innenausbau über Desk Sharing und Open Spaces nachzudenken. Der Trend, statt in zahlreichen Einzelbüros in größeren Räumen gemeinsam zu arbeiten, wird nämlich auch in Deutschland immer beliebter, zum Beispiel bei Siemens in München. Als Vorbild dienen dabei oft die Büros von Google, Apple oder Facebook.
