Aus den USA und den Niederlanden ist 2010 das Konzept des tätigkeitsbasierten Büros nach Deutschland gekommen. Hierbei handelt es sich um große, offene und flexible Büroräume, die sich nach Bedarf ganz leicht umgestalten lassen. So können Mitarbeiter besser miteinander kommunizieren und sich austauschen. Wichtig ist, dass das Team das Multi-Space-Büro annimmt und entsprechend nutzt. Je nach Standort und Branche ist dafür eine besondere Inneneinrichtung nötig, um die Vorteile des Activity Based Workplace zu maximieren.
Definition Activity Based Working
Das Konzept Activity Based Working geht davon aus, dass flexible Arbeitsplätze die Produktivität verbessern. Mitarbeiter sitzen nicht an einem festen Platz, sondern suchen sich Orte im Büro, die gerade zu ihrer Aufgabe passen. Je nachdem, welche Funktion das Büro übernehmen muss, können sie es umgestalten. So passt sich das Arbeitsumfeld den Aufgaben der Mitarbeiter an, nicht umgekehrt. Anstatt immer am gleichen Ort zu sitzen, gibt es mobile Arbeitsplätze, die die Interaktion und Kommunikation unter Kollegen fördern.
So sollen auch Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen besser zusammenarbeiten und sich gegenseitig mit ihren Fähigkeiten ergänzen. Der Activity Based Workplace hat verschiedene Ausprägungen und kann zum Beispiel ganz ohne Schreibtische auskommen. Sitzsäcke für informellere Gespräche, erholsame Außenbereiche und eine Stehbar für die Arbeit am Laptop sind denkbare Innovationen im Büroraum. Es gilt der Leitsatz: „Your office is where you are“. Damit steht der Mensch bei der Einrichtung eines sogenannten tätigkeitsbasierten Büros im Vordergrund.
Das Konzept Activity Based Working und seine Entwicklung
Multinationale Unternehmen wie Google oder Microsoft waren die ersten, die etwa ab 2010 das tätigkeitsbasierte Arbeiten einführten. Das vernetzte Arbeiten, bei dem dank Internet und cloud-basiertem Arbeiten der Aufenthaltsort des jeweiligen Mitarbeiters nicht mehr entscheidend ist, hat auch die Büroeinrichtung revolutioniert. Der Gedanke, dass jeder Mitarbeiter eine Ressource voller Wissen und Erfahrung darstellt, erfordert ein Multi-Space-Büro, in dem die Menschen leichter miteinander in Kontakt kommen. Anstatt den ganzen Tag am gleichen Schreibtisch zu sitzen und nur mit den Sitznachbarn zu sprechen, sollen Activity Based Workspaces den Austausch fördern.
Hinzu kommt der Abbau von Hierarchien, den die Start-ups aus dem Silicon Valley geprägt haben. Die neue Einstellung ist spätestens 2019 auch in Deutschland angekommen. Immer mehr Millennials möchten in einer flachen Hierarchie arbeiten und fordern mehr Freiheit in ihrer Arbeitsweise. Vorgesetzte sitzen oft nicht mehr gesondert, sondern teilen den Arbeitsplatz mit ihren Mitarbeitern.
Bedingungen für ein Multi-Space-Büro
Das Büro der Zukunft soll verschiedene Bedingungen erfüllen: Wichtig ist zunächst, dass es sich um eine helle, offene und große Fläche handelt, die Hierarchien vorbeugt. Im Sinne der Multi-Space-Architektur ist wichtig, dass sich der Raum bei Bedarf teilen lässt. Bewegliche Möbel ermöglichen es, jeden Tag in einer neuen Konstellation zu arbeiten oder den Arbeitsplatz mit anderen Kollegen zusammenzulegen. Dabei kommt die Gestaltung des Activity-Based-Working-Büros auf die jeweilige Branche an: Architekten haben ganz andere Anforderungen an einem Büroraum als Softwareentwickler.
Flexibilität und Kommunikationsmöglichkeiten sollten jedoch immer gegeben sein. Beliebt sind auch Annehmlichkeiten wie ein integriertes Café sowie Freiraum für Sport und Freizeit, etwa in Form einer Tischtennisplatte. Das Arbeitsplatzkonzept sollte neben der Unternehmenskultur die landesspezifische Kultur aufgreifen, was bei internationalen Unternehmen in Deutschland sehr wichtig ist.
Um diese Neuerungen umzusetzen, brauchen Unternehmen ein gutes Change Management. Gerade ältere Mitarbeiter benötigen in der Regel ein wenig Zeit, um sich an die Umstellung zu gewöhnen. Die Multi-Space-Einrichtung mit vielen offenen Räumen ist nicht für jeden das Richtige. Mit dem Activity Based Working ändert sich nicht nur das Design des Büroraums, sondern auch die Unternehmenskultur. Daher ist es wichtig für Unternehmen, diesen Prozess zu begleiten und auch auf die Ideen und möglichen Proteste ihrer Mitarbeiter einzugehen.
Da der Mensch im Büro der Zukunft im Mittelpunkt stehen soll, müssen Unternehmen versuchen, eine räumliche Gestaltung für das Activity-Based-Working-Konzept zu finden, die zu allen Mitarbeitern passt. Nur so ist es möglich, die gewünschte Flexibilität, offene Kommunikation und eine gesteigerte Motivation zu erreichen.
Passende Einrichtung für tätigkeitsbasierte Büros
Der Activity Based Workspace sollte so eingerichtet werden, dass er zur Unternehmenskultur und zum Corporate Branding passt. Die Grundidee, dass feste Arbeitsplätze wegfallen, lässt sich auf verschiedene Weise umsetzen. Manche Unternehmen entscheiden sich ganz gegen den klassischen Schreibtisch mit Desktop-PCs und stellen ihren Mitarbeitern Laptops zur Verfügung. Zudem wird ergonomisches Arbeiten immer wichtiger, weshalb sich Stehtische und Bars anbieten. Für den Austausch sollte es Gruppenbereiche geben, die sich je nach Größe der Gruppe anpassen lassen. Viele Unternehmen wählen hier eher informelle Sitzgelegenheiten wie Kissen, Sitzsäcke oder Hocker, die leicht verschiebbar sind.
Für Besprechungen dürfen außerdem Tafeln, Whiteboards und Leinwände nicht fehlen. Um Mitarbeitern den Transport ihres Materials zu erleichtern, kommen Spinde beziehungsweise Schließkästen in Frage. Zusätzlich sollte die Arbeitsatmosphäre im Multi-Space-Büro mithilfe einer hellen, freundlichen Einrichtung, Pflanzen und anderen Einrichtungsgegenständen bewusst positiv gestaltet werden. Eine Spielecke für Kinder gewinnt neue Mitarbeiter und ermöglicht flexible Arbeitsmodelle.
Vorteile des Activity Based Workplace
Der wichtigste Nutzen des Activity Based Working besteht in der erleichterten Vernetzung der Mitarbeiter untereinander. Indem neue Teammitglieder oder gar Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen über einen Kaffee oder beim Tischkickern ins Gespräch kommen, entstehen neue Ideen und Projekte. Zudem können die Teammitglieder voneinander lernen und sich austauschen. Vor allem bei Millennials, die zwischen 1980 und 2000 geboren sind, hat dieser flexible Arbeitsstil einen hohen Stellenwert. Im Sinne der Sharing Economy geht es darum, nicht nur allein am Schreibtisch zu sitzen, sondern Ressourcen zu teilen.
Die Flexibilität dieses Arbeitsstils bedeutet auch, dass neue Arbeitsmodelle für junge Eltern oder für Digitale Nomaden deutlich leichter umsetzbar sind, wodurch Unternehmen zusätzliche Zielgruppen als Mitarbeiter gewinnen können. Die hohe Motivation, die aufgrund des flexiblen Arbeitsplatzes entsteht, führt letztendlich auch zu besseren Arbeitsergebnissen.
